COVID-19 notes de terrain : Communauté de pratique Impact et clarté stratégique

1 juin 2020

Nous sommes ravis de partager les apprentissages que les coachs du parcours d’accompagnement Clarification et alignement d’Innoweave observent dans leur travail avec les organismes communautaires qui font face à la pandémie.

Il n’y a pas de feuille de route pour mener une crise et cela peut sembler accablant. Cependant, vous êtes en train de le faire, vous gérez la crise !

Nous avons la chance de faire partie d’un groupe de neuf coachs inspirantes qui travaillent avec la fondation McConnell dans la communauté de pratique des coachs d’Impact et clarté stratégique. Un grand nombre des membres de ce groupe travaillent dans le domaine du coaching et la prestation de conseils auprès du secteur à but non lucratif et du secteur philanthropique depuis des années ce qui fait que beaucoup d’entre elles se connaissent depuis 2012. Nos apprentissages et notre croissance comme groupe ont été riches et variés.

Nous travaillons avec des leaders du secteur public, des organisations à but non lucratif et des organisations philanthropiques pour planifier l’avenir. Ces dirigeants veulent s’assurer qu’ils utilisent les talents et les ressources au mieux possible, pour créer un impact social et environnemental positif dans le monde. COVID-19 a, bien sûr, mené chacune d’entre nous et les personnes et organisations avec qui nous travaillons à repenser l’avenir d’une façon différente.

« Il n’y a pas de feuilles de route ni de meilleures pratiques dont on peut tirer des leçons, l’avion se construit et se pilote en même temps. Cependant, dans l’ensemble du secteur, certains thèmes apparaissent comme prioritaires pour les organisations et leurs dirigeants ».

Notre objectif est de mettre en lumière certains de ces thèmes et de partager les questions que se posent les organisations et certaines approches prometteuses qui pourraient être utiles à d’autres. Nous apprenons tous ensemble.

Dans le contexte de la crise de la Covid-19, le Bridgespan Group a relevé quatre grandes étapes que toute organisation traversera à plus ou moins longue échéance:

  • gérer la crise;
  • protéger l’organisation;
  • adapter l’organisation;
  • se préparer pour l’avenir.

Une conversation avec les coachs d’Innoweave nous a permis de relever les grandes observations faites à ce jour dans les discussions avec les organismes. Nous vous les proposons regroupées par étapes.

Ces étapes n’ont pas à être consécutives. Les leçons tirées de la gestion de la crise peuvent éclairer les mesures d’adaptation qui seront nécessaires à un moment ultérieur. Les réussites ou les défis liés à l’adaptation au début de la crise de la COVID-19 peuvent fournir des informations utiles pour établir les priorités en vue d’apporter des changements durables. Dans le cadre de la planification pour l’avenir, des modifications aux mesures d’adaptation déjà mises en œuvre peuvent par exemple être suggérées.

Une chose est sûre, il ne faut pas retourner à nos anciennes façons de faire. La crise de la COVID-19 est une occasion d’explorer de nouvelles idées, de trouver de nouvelles ressources, de former de nouveaux partenariats et de se concentrer sur les méthodes qui fonctionnent bien et de les améliorer.

Gérer la crise et protéger l’organisation 

Pour certaines organisations, le fait de se réunir pour réaffirmer leurs valeurs et leurs objectifs et en établir un ordre de priorité a été essentiel pour trouver comment aller de l’avant. Le directeur général d’un grand organisme au service des jeunes a déclaré ce qui suit :

« Il a été important pour nous de nous concentrer réellement sur nos valeurs fondamentales et de cerner deux ou trois éléments que notre organisme défendra, peu importe les circonstances. Nous sommes en train de déterminer comment nous les intégrerons et comment nous procéderons pour nous assurer d’y être fidèles » [traduction libre].

Pour beaucoup d’organisations, une méthode prometteuse serait de prendre le temps de passer en revue leurs propres valeurs, puis d’utiliser les valeurs retenues pour guider la prise de décisions et ainsi veiller à ce que les programmes, les activités et les pratiques aient un grand impact. L’exercice n’a pas à être compliqué ni parfait, car le mieux est souvent l’ennemi du bien. S’entendre sur ce qui importe vraiment facilitera le passage vers l’inconnu.

Les organisations se posent les questions suivantes :

  • Quelles sont nos valeurs communes?
  • Quel est notre impact lorsque nous excellons?
  • Lesquelles de nos activités contribuent le plus à  notre impact?
  • Lesquelles de nos activités sont nécessaires et lesquelles sont intéressantes mais non essentielles?
  • Pouvons-nous adapter les activités nécessaires que nous menons? De quelle façon? Nouveaux lieux, nouveaux modèles de prestation, nouvelles compétences et connaissances, nouvelles méthodes et nouveaux processus de gestion?
  • Quelles sont les activités que nous pouvons cesser? Concernant quel aspect pouvons-nous lâcher prise?

Sur le plan pratique, s’adapter au nouveau contexte de l’éloignement social pose aussi des défis. Beaucoup de leaders apprennent à gérer des équipes virtuelles et adaptent des programmes pour les rendre accessibles en ligne :

« Nous avons passé beaucoup de temps à déterminer comment offrir nos services de conseil dans un environnement virtuel », a affirmé un chargé de programme. « Nous mettions l’accent sur la création d’une expérience intime adaptée à nos clients. Le jour avant la transition vers le modèle en ligne, notre avocat nous a informés que le changement n’allait pas être si simple à faire : nous avions besoin d’un plan de sécurité Internet robuste pour protéger la confidentialité de nos clients. Nous avons dû suspendre nos services de conseil » [traduction libre].

Aux premiers stades d’une crise, pour répondre à la situation et pour protéger leur organisation, les leaders se concentrent avec raison sur la protection de la santé et de la sécurité de leurs clients et de leurs employés. Il est impossible de tout faire parfaitement dans les premiers jours. Si les équipes s’entendent sur ce qui importe, les organisations peuvent apprendre des revers et tirer parti des idées qui fonctionnent.

Adapter l’organisation et se préparer pour l’avenir 

À mesure que la crise devient moins urgente et que nous en apprenons sur celle-ci, la révision du modèle opérationnel et la recherche de nouvelles sources de revenus deviennent prioritaires pour beaucoup d’organisations que nous servons. Beaucoup d’entre elles privilégient maintenant le partage, la consolidation et la rationalisation des ressources dans le secteur.

Toutes les organisations avec qui nous communiquons réfléchissent sérieusement à l’impact qu’elles peuvent avoir pour leurs clients et leurs parties prenantes ainsi qu’au moment (et à la façon) de décider si les changements immédiats seront permanents ou temporaires.

À mesure qu’il est de plus en plus envisageable de penser à l’avenir, les organisations se posent les questions suivantes :

  • Quel modèle d’affaires nous convient le mieux?
  • Quelle est la structure organisationnelle appropriée? Quelle serait la meilleure façon de combiner les équipes et les services virtuels et les activités en personne? Comment nos équipes virtuelles seront-elles gérées, et comment ferons-nous pour prendre les bonnes décisions? De quelles nouvelles compétences et de quelle expérience aurons-nous besoin?
  • Quelles autres organisations ont la même mission que nous, servent la même population que nous ou visent des résultats semblables aux nôtres? Quels sont les nouveaux partenariats possibles? La collaboration avec des tiers nous permettra-t-elle d’en accomplir plus?
  • Y a-t-il un autre groupe de la population que nous devrions maintenant cibler? Y a-t-il un groupe pour lequel nous pourrions améliorer notre impact compte tenu de la situation actuelle?

Il existe beaucoup d’idées et de possibilités ces temps-ci. De nombreux réseaux, dont Innoweave, partagent des outils, compilent des ressources et organisent des discussions par webinaire. Innoweave offre également du mentorat et du coaching. Nous pouvons tous bénéficier des défis posés par la covid-19 pour accomplir des changements positifs, en posant les bonnes questions et en travaillant ensemble.

Nous continuerons à partager des notes de terrain et les façons dont des dirigeants et leurs organisations posent et répondent aux questions évoquées au cours de la crise. Nous apprécions vos réflexions et vos idées. Veuillez partager vos propres histoires et défis d’adaptation, de leadership et d’impact. Nous aimerions apprendre davantage sur ce que vous vivez dans votre travail.